Virtuelle Poststelle

Virtuelle Poststelle der Stadtverwaltung Rees

Rahmenbedingungen für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren

Nach den verwaltungsrechtlichen Vorschriften (§ 3a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen – VwVfG NRW) ist die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren möglich, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Gemäß § 126a BGB gilt entsprechendes im Privatrecht.

Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Stadtverwaltung Rees für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Stadtverwaltung im Sinne des § 3a VwVfG ist eröffnet.

Zugang per DE-Mail

Sie können die Stadt Rees über folgende DE-Mail-Adresse erreichen:

info@stadt-rees.de-mail.de

Die gesetzliche Voraussetzung ist erfüllt, wenn bei der Versendung der DE-Mail die Versandoption "absenderbestätigt" gewählt wurde.

Zugang über E-Mail mit qualifizierter elektronischer Signatur

Rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente können über die Virtuelle Poststelle (VPS) der Stadt Rees elektronisch an die Stadtverwaltung gesandt werden.

Die für viele Behördengänge benötigte eigenhändige Unterschrift wird hierbei durch die qualifizierte elektronische Signatur ersetzt.

Für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation per E-Mail sind ausschließlich folgende E-Mail-Adressen eingerichtet:

vps@stadt-rees.de

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte Nachrichten an uns senden. Dies wird insbesondere bei der Übertragung von personenbezogenen Daten empfohlen. Folgende Verschlüsselungsverfahren werden seitens der Stadtverwaltung Rees unterstützt:

S/MIME

Für die Verschlüsselung benötigen Sie einen sogenannten öffentlichen Schlüssel.

Dieser steht unter folgendem Link zum Herunterladen bereit: Öffentlicher Schlüssel VPS@stadt-rees.de

Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens der Stadtverwaltung über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch die sogenannte „elektronische Form“ ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach der eIDAS-Verordnung versehen sein muss. Die Stadtverwaltung Rees kann zur Zeit Signaturen folgender Zertifizierungsanbieter (Trust Center) auf Echtheit und Gültigkeit prüfen:

- S-Trust

- Datev eG

- D-Trust

- TeleSec

- TC Trust Center

- Deutsche Post Com

Wir bitten um Verständnis, dass wir derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht zulassen können. Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt.

Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie - wie bisher - auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.

Werden im Zuge der Umsetzung von E-Government-Anwendungen abweichende oder weitere Möglichkeiten eröffnet, so werden Sie an dieser Stelle beziehungsweise in geeigneter Weise informiert.

Unterstützte Dateiformate

Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Stadtverwaltung versenden, die nicht verarbeitet werden können, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Dieser Fall kann z.B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadtverwaltung Rees und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten wie zum Beispiel anderen Behörden oder Institutionen.

Sollten Sie Fragen zur Verschlüsselung und/oder elektronischen Signatur haben, wenden Sie sich bitte an

Stadt Rees
Fachbereich 1 – Zentrale Dienste, IT
Michael Johann Becker
Tel.: 02851 – 51-295

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